机构编制档案是记载机构编制历史沿革的重要载体，是依法依规开展工作的重要遵循。富平县委编办把加强机构编制档案管理工作作为机构编制工作的一项重要内容，针对以往资料收集不完整、管理制度不健全、日常管理不精细等问题，坚持从四个方面发力，全面加强机构编制档案规范化建设，促进业务能力和管理水平“双提升”。
突出完整准确，全面整理归档。聚焦纸质档案内容真实、保存期长、数据安全等特点，详细整理归档，努力发挥其基础性地位和作用。邀请县档案馆业务骨干进行专题培训指导，抽调5名精干人员组成工作专班，深入开展档案工作“回头看”，将1980年以来共计93卷档案进行全面系统梳理，查漏补缺，整理完善。同时，制作统一的档案盒、编码、封面和目录，区分文件类别、时间延续等，分别归档保存，确保机构编制文件整齐、准确、完整，为全面推进机构编制档案数字化建设奠定坚实基础。
突出便捷高效，创新管理模式。着眼提高档案电子化管理水平和查阅利用便利化，配备专用电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘等硬件设施，依托高清扫描仪将纸质档案全部转换成电子数据，实行数字化档案管理。按文件类别、年份等，将省市县机构编制相关文件建立目录及多层级子目录，形成“电子系统管理+纸质档案支撑”的“双备份”档案管理模式。同时，建立包含档案文号、柜号、序列号等信息的电子档案“电子签”，让档案具有专属的“身份证号”。档案查阅时，可采取日期检索、文号检索、关键字检索等多种方式，实现档案查询数据精准、内容全面、方便快捷。
突出规范有序，重塑运行流程。建立健全文件运转和档案管理长效机制，努力提高正规化水平。在文件运转方面，加强过程衔接，规范处理流程，从接收（印发）、传递、办理到整理、归档，均实行主要领导签批、综合股督导，承办科室办理、综合股存档全过程闭环管理。在整理归档方面，按照“即办即录”原则，坚持纸质文件归档与电子档案录入同步进行，确保电子档案更新及时。制定《档案查阅须知》《档案查阅登记表》，明确外单位因工作需要查阅机构编制档案和本单位人员查阅档案的要求及程序，切实形成规范有序的档案使用管理格局。
突出安全保密，健全制度措施。严格落实保密工作管理规定，成立由主要领导任组长的保密工作领导小组，强化思想认识，明确责任分工。坚持“谁查询、谁使用、谁负责”的原则。同时，加强电子档案技术防护，在实行“专人专机”管理基础上，通过技术手段对全盘数据予以加密处理，设置登录权限，明确操作规范，保障电子档案数据安全。
