为理清王益区机构编制历史沿革，提高机构编制档案管理规范化、标准化、科学化水平，王益区委编办系统地梳理了全区各行政、事业单位跨度20余年的机构编制历史沿革资料，以“四项措施”为抓手，全面做好机构编制历史沿革档案信息化工作。
一是加强领导，明确责任分工。将机构编制历史沿革档案信息化工作纳入《区委编办2022年工作要点》中，明确分管领导和责任科室，指定专人负责、专柜保管。组织业务人员学习《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》，进一步提高业务人员档案管理工作能力，为高质量开展机构编制历史沿革档案信息化工作提供有力人员保障。
二是对标分类，梳理纸质档案。组织工作人员严格按照档案整理相关规定，将2002年至今全区各行政、事业单位的设立、更名、调整规格、编制增减、职能调整等历史沿革文件、“三定”规定以及编委和编办下发的其他文件，按年份以及保存年限分类整理、分盒归档，做到不遗漏、不重复，确保档案的连贯性和延续性。同时将梳理汇总的机构编制文件进行资料档案登记，形成文件档案索引目录，切实为档案查询和利用提供便捷。
三是逐份扫描，建立电子档案。严格按照档案信息化相关要求，对现有档案实行纸质和数字化双向归档。将整理成盒的纸质档案进行数字化处理，共计梳理形成1000余条目录信息，形成机构历史沿革电子档案。建设了王益区委编办档案管理系统，设置登录权限，明确操作规范，实现对档案和档案材料收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的信息化管理。同时加强电子档案技术防护，保障电子档案数据安全。
四是建章立制，提高使用效率。健全完善《档案保管制度》《档案借阅与使用制度》等各项制度，严格档案保管和借阅手续，实现档案的接收、保管、借阅、利用等环节的无缝衔接。依托档案管理系统，实现查阅档案方式从翻阅原始资料到通过日期、文号、关键字等电子信息检索的转变，查阅方式更方便快捷，查阅内容更精准全面，有效提升了机构编制档案利用效率，全面提高了机构编制档案管理水平。
